Voor het schoolschaaktoernooi heb ik een 10 punten lijst waarmee ik werk. Dat is prettig werken en overzichtelijk. Je ziet meteen of je nog iets vergeten bent.

1. SCHRIJF SCHOLEN AAN:

Je kunt ook bij scholen langs gaan, zorg dat ze je kennen, laat een positieve indruk achter en vraag regelmatig of ze mee willen doen.

Nodig ze in elk geval elk jaar uit, ook al doen ze nooit mee. Mijn ervaring is dat er een moment komt dat het schaken opleeft bij de jeugd en de scholen zich ineens inschrijven.

2. VRIJWILLIGERS:

Op de dag zelf kom je handen tekort, zorg voor voldoende vrijwilligers. Zelf assisteer ik altijd bij het schoolschaaktoernooi in Hilversum, zij sturen dan iemand om mij te assisteren, zo heb je al 1 extra vrijwilliger. Daarnaast kun je altijd bij de lokale schaakclub proberen vrijwilligers te werven. Daarnaast kun je proberen van de lokale schaakclub spelmaterialen te lenen.

3. SPONSORWERVING:

Ga bij voldoende interesse van scholen langs bij bedrijven, vertel waar je mee bezig bent en maak ze enthousiast. Zodra het de scholen niets kost zullen ze eerder meedoen. Uiteraard kun je ook vragen of de ouders iets bij willen dragen, maar je kunt niet in hun portemonnee kijken. En wellicht kan dan het grootste talent van je gemeente niet meedoen, wat jammer zou zijn.

Noem de bedrijven die je toernooi sponsoren ook elke keer in persberichtjes. Dan hebben zij er wat voor terug. Houdt ook rekening met het feit dat niet alle bedrijven geschikt zijn, kroegen, slijterijen en sigarenzaken zijn voor zoiets volkomen ongeschikt.

4. DE REGIONALE SCHAAKBOND:

Zoek contact met de regionale schaakbond. Vraag hoeveel teams je af kunt vaardigen, wanneer is de uiterste inschrijfdatum etc. Dan kun je ruim van te voren een datum prikken. Zelf vind ik november het handigst. Dan heb je na de start van het schooljaar nog even tijd en in december hebben de kinderen zat andere bezigheden wegens kerst en sinterklaas. Vaak is het regionale toernooi in het voorjaar, dan heb je tijd om de winnaars nog wat tips en trucs te leren, hoe geef je bv herdersmat, hoe verdedig je tegen het herdersmat etc. Maar houd het wel speels.

5. CONTACT MET DE SCHOLEN:

Hoe je de scholen ook benaderd, bellen, schrijven of emailen, je zult erachter komen dat ze soms erg laat reageren En uiterste inschrijf Een uiterste inschrijfdatum valt daarom aan te raden. Mocht je vlak voor die datum nog niets gehoord hebben, bel dan nog even. Soms kom je erachter dat emailadressen zijn gewijzigd. De scholen zijn in feite je vriend, houd ze dus ook te vriend.

6. FINANCIERING:

Het eerste jaar heb ik de scholen/ouders zelf mee laten betalen, wanneer je dan zorgt dat je met het toernooi in de lokale kranten komt en dus zorgt voor naamsbekendheid is het makkelijker sponsoren te werven. Soms houd ik geld over, soms moet ik er een klein beetje geld bijleggen. Dit jaar is een nieuwe sponsor aangetrokken en hopelijk red ik het daarmee, want voor het tienjarig jubileum had ik wat extra dingen geregeld die wat duurder uitvielen dan begroot. Met het toernooi wil ik geen geld verdienen, maar het moet niet de spuigaten uitlopen met geld er in steken. Kijk wat de bekers en vaantjes kosten, zorg voor drinken en een koek voor de kinderen, zorg voor een cadeautje voor de vrijwilligers. De teams worden doorgaans begeleid door ouders en/of leerkrachten, die lusten ook wel een beker koffie of thee. Maak daarover afspraken met de school. 

Het eerste jaar moet je duidelijke afspraken maken met de scholen over je onkosten, reken ca 2.50 per kind Zelf heb ik binnen de gemeente Wijdemeren jaarlijks zo'n 80-100 kinderen, en 225-250 euro beschikbaar.

7. HET TOERNOOI:

Uiteraard kun je de kinderen laten snelschaken zodat ze zoveel mogelijk ronden en partijen spelen. Maar veel kinderen trappen nog in het herdersmat, dus er zullen altijd kinderen zijn die al binnen een minuut klaar zijn. Bij de regionale bond krijgen ze 20-25 minuten per ronde, daar werk ik zelf ook mee. Er zijn altijd kinderen die die tijd nodig hebben. Bij het regionale toernooi wordt ook gezocht naar de beste schakers, niet naar de beste snelschakers! Ik verdeel de 18-21 teams altijd in poules, en mocht ik 21 teams hebben, dus 3 poules van 7, dan spelen 2 van de vrije teams tegen elkaar. Bij 20 teams gaat dat nog beter, want dan hoeft geen team vrij te zijn.

Daarnaast is het handig deurposters te hebben zodat het voor de kinderen meteen duidelijk is in welke poule/dus ook welk lokaal ze spelen. Met 80 kinderen in de aula spelen valt niet aan te bevelen, daar je dan drie weken later nog je stem kwijt bent. Vraag wel altijd de school om een geluidsinstalatie, de meeste scholen hebben gewoon een microfoon en luidsprekers.

Zorg ook voor een schema waarin je kunt zien welke teams tegen elkaar spelen, wat de uitslagen der wedstrijden zijn en wie er bovenaan staan. Vaak vragen kinderen al na ronde 1: Meester, staan wij bovenaan? 

Met drie poules kun je kiezen voor een finale die betsaat uit 4, 5 of 6 teams. Dan kies je de beste nummer 2 (4 teams), alle nummers 2 (6 teams) maar soms zit een team er in de poule zo dicht tegenaan, dat je kan besluiten dat ook zij nog een kans krijgen in de finale. Als ze bijvoorbeeld tweede worden met slechts een half bordpunt achterstand (5 teams). Dan heeft er in de finale wel een team vrij.

Voor elke poule heb je minimaal 1 assistent nodig. En daarnaast iemand die foto's neemt, vaak kun je ook aan ouders vragen foto's door te sturen.

Wanneer de kinderen niet binnen de tijd klaar zijn dan zul je partijene moeten arbitreren. Kan een kind met Koning en Dame niet mat zetten en blijft hij maar schaak geven, verklaar die partij dan tot remise. Want het hoofddoel van schaken is de vijandelijke koning mat te zetten, als je dat niet kunt met voldoende materiaal, dan heb je niet de kennis om bij het regionale of landelijke toernooi wat te presteren. Uiteindelijk wil je de meest veelbelovende kinderen naar het regionale toernooi krijgen.

8. DE FINALE:

Tijdens de finale laat ik de kinderen met klokken spelen, dat gebeurd bij het regionale en landelijke toernooi ook.  Of je nu 4, 5 of 6 teams hebt,  laat alle teams tegen elkaar spelen, en geef ze de zelfde bedenktijd als welke de schaakbond gebruikt, (20 dan wel 25 minuten) Vaak zijn alle teams toch sneller klaar, dus dan kun je zodra de laatste partij klaar is een nieuwe indeling geven. 

Laat de vrijwilligers de keus of ze bij de finale willen zijn, ook al heb je ze feitelijk niet meer nodig. Wanneer je zelf de bekers uitreikt dan is het leuk wanneer daar voldoende foto's van zijn gemaakt. Dat kan prima door een vrijwilliger gedaan worden, zorg dan dat hij jouw camera gebruikt, of jouw SD-Kaart in zijn camera.

9. HET TOERNOOI ZIT ER OP:

Denk niet dat je klaar bent na het toernooi. Schrijf de lokale bladen aan, bied de scholen aan de kinderen die door zijn naar de finale extra lessen te geven, schrijf een stukje voor de schoolkrant, en noem in elk artikel dat je schrijft je sponsoren. In het hele organisatieplan zit een hoop tijd, maar je krijgt er de dank van heel veel kinderen voor terug. Dat is de grootste beloning die je kan krijgen. 

10. EVALUEER HET TOERNOOI:

Kijk naar wat er goed is gegaan, wat kan er beter. Persoonlijk heb ik ervaren dat een uitslagentabel vaak niet werkt, wel voor mezelf, maar niet voor de assistenten. Komend jaar geef ik dus onder elke poulewedstrijd de ruimte voor de huidige stand en de stand van de ronde ervoor. Dat is overzichtelijker, je ziet meteen wie er eerste staat van de 6-7 teams. In de finale kun je je eigen ding doen daar die maar voor een beperkt en overzichtelijk aantal teams is.

Woon je in een samengevoegde gemeente die uit meerdere dorpen of dorpskernen bestaat, probeer dan elk jaar van dorpskern te wisselen. Hoe dichter bij huis hoe beter voor de scholen/leerlingen. Zelf woon ik in een gemeente bestaande uit 5 dorpen (De Wijdemeren bestaat uit Loosdrecht, Nederhorst den Berg, Kortenhoef, Ankeveen en 's Graveland, maar de laatste heeft geen basisschool) Ik geef de finale altijd aan een school die voor het komende jaar als gastlocatie in de planning staat. Zo heeft de school het ene jaar de gemeentelijke kampioenschappen, terwijl ze het jaar ervoor de finales hebben gehad. Tenzij daar geen noodzaak voor is, stel dat de finale in Ankeveen zou worden gehouden, maar er doen enkel teams mee uit Kortenhoef en Loosdrecht, dan kun je de finale verplaatsen naar één van de genoemde dorpen, al heeft neutrale grond wel de voorkeur.

Er zit altijd veel tijd en energie in het schoolschaaktoernooi, wat dat betreft is het net koken, je staat uren in de keuken, en in een kwartier heeft iedereen zijn bordje leeg. Maar wanneer ik hier door de dorpen fiets hoor ik altijd kinderen die roepen: Dag schaakmeneer, of Daar gaat de schaakkampioen van Wijdemeren (wat ik niet ben, maar ik laat de kinderen maar in die waan). Het organiseren is liefdewerk of liefdadigheidswerk, een beetje respect en waardering vanuit de jeugd is dan altijd fijn, dan weet je dat je het goed hebt gedaan.